En materia antilavado, la obligación no termina con presentar avisos. La parte que más se revisa en una verificación es el expediente de identificación: qué sabes de tu cliente y con qué lo respaldas.
Qué integra el expediente
Varía según se trate de persona física, moral o fideicomiso, pero el esqueleto es común:
- Identificación oficial del cliente o de su representante.
- Datos generales: nombre o razón social, RFC, CURP cuando aplique, domicilio, ocupación o giro.
- Acta constitutiva y poderes tratándose de personas morales.
- Comprobante de domicilio.
- Identificación del beneficiario controlador de la operación.
- Descripción de la operación y su monto.
- Declaración del cliente sobre el origen de los recursos cuando corresponda.
El beneficiario controlador dentro del expediente
Es la parte que más se omite. No basta con identificar a quien firma: hay que llegar a la persona física que en última instancia controla o se beneficia de la operación.
Cuando el cliente es una empresa con estructura societaria de varios niveles, esa cadena hay que documentarla, no suponerla. Un expediente que se detiene en "el representante legal firmó" está incompleto.
Conservación
El texto vigente del artículo 18 de la LFPIORPI establece, como regla general, conservar la información y documentación soporte al menos diez años desde la realización de la actividad vulnerable; la fracción XIV tiene una excepción específica. Confirma el supuesto aplicable y otros plazos que puedan concurrir.
Lo importante en la práctica: el expediente debe poder recuperarse íntegro años después, no solo existir. Un archivo disperso entre correos y carpetas personales no cumple ese requisito aunque los documentos existan.
Qué revisa una verificación
- Que exista expediente por cada cliente y operación relevante.
- Que los datos estén completos, no parciales.
- Que la identificación del beneficiario controlador esté documentada.
- Que los avisos presentados correspondan con las operaciones registradas.
- Que el expediente esté actualizado cuando cambian las circunstancias del cliente.
El error más caro
Armar el expediente una vez y no volver a tocarlo. Si el cliente cambia de accionistas, de representante o de domicilio y el expediente sigue diciendo lo de hace tres años, está desactualizado — y eso se detecta fácil en una revisión.
Preguntas frecuentes
¿Aplica a clientes anteriores a mi alta en el padrón?
Depende del supuesto y del momento en que iniciaste la actividad vulnerable. Es un punto que conviene resolver con el especialista antes de asumir cualquiera de las dos respuestas.
¿Puedo tenerlo en digital?
Lo relevante es que sea íntegro, recuperable y esté resguardado. El soporte digital es común, siempre que garantice esas condiciones.
¿Y si el cliente se niega a dar la información?
La negativa del cliente a proporcionar los datos de identificación tiene consecuencias previstas en la ley respecto de la operación. Documenta la negativa y consúltalo antes de continuar.
Lee también: actividades vulnerables LFPIORPI y expediente de Beneficiario Controlador.
Nota orientativa: Este contenido es informativo y no sustituye asesoría fiscal profesional. Verifica siempre directamente en el SAT antes de actuar.
Sobre este artículo
¿Necesitas monitoreo?
Fiscalerta revisa tu cartera de RFC todos los días contra 8 listas públicas del SAT y te avisa por correo cuando alguno entra, sale o cambia.
Crear cuenta → Iniciar sesión